Hogyan írjunk hatékony kommunikációs tervet

A 2018-as év elején jelent meg a "Tide Pod Challenge", ami összefoglalva arról szólt, hogy főként amerikai tinédzserek a Tide mosószert ették meg különböző formában. Ebből pedig természetesen "vicces", ámde veszélyes videókat forgattak.

Ez a challenge nagy felháborodást váltott ki a szülőknél, míg a fiatalok körében a social media felületeken hamar felkerültek ezek a videók a "trending"-be. Ez a váratlan irányból érkező hírverés PR szempontból nagy kihívást jelentett a márka válságkommunikációs stábjának.

forrás: freepik.com

Hogyan kell reagálniuk az amerikai tinédzserek által generált extra megjelenésre? Ezek a tinédzserek mégiscsak veszélyeztetik önmaguk egészségét, azzal amit cselekszenek! A negatív hangok, mennyire hatnak magára a termékre, annak piaci pozíciójára, hiszen a termékük kizárólagos célját mindig világosan megfogalmazták / megfogalmazzák.

A Tide anyavállalata a Procte&Gamble viszont gyorsan reagált, nagyrészt azért mert van kommunikációs tervük!

Mi az a Kommunikációs Terv?

A kommunikációs terv lehetővé teszi az információk megfelelő módon és formában történő hatékony továbbítását a célcsoportok számára. A terv meghatározza azokat az üzeneteket, amelyeket a cégnek/márkának hirdetni kell. Milyen üzenetet, melyik kommunikációs csatornán/csatornákon. A cégek a kommunikációs terveiket válsághelyzetekben is felhasználhatják, vagy akár új termék/szolgáltatás bevezetésekor, vagy új marketing kampányok "finomhangolásakor".

Kommunikációs Terv vázlat részlet(SDR)

A kommunikációs tervek segíthetnek tisztázni egy termék/szolgáltatás bevezetésének a céljait, és a Kommunikációs Terv kialakításában részt vevők (végső döntést hozók jóváhagyásával) hivatalosan meghatározzák azokat az üzeneteket, amelyeket a kívánt közönség (ek) nek továbbítanak.

Ezenkívül egy Kommunikációs Terv segítséget nyújthat a vállalkozásoknak válságok idején, ha egy korábbi marketingüzenet vagy üzleti döntés hasonló helyzetben megoldotta, vagy javította a cég/vállalkozás/márka/termék reputációját.

Ha a vállalatok nem rendelkeznek kommunikációs tervvel, akkor nem készülnek fel a váratlan és nehéz a vállalatot rosszul érintő helyzetekre. Valószínűtlen, hogy az Ön/Te vállalkozása talál olyan tinédzsereket, akik internetes hírnév szerzése miatt eszik az Ön termékét, de ettől függetlenül, mint a fenti példa is mutatja, hogy erre is fel kell készülni. A hatékonyság érdekében az időfaktort - ami hosszú is lehet, ha nincs kommunikációs tervünk -minimálisra kell szorítani.

Most, hogy átgondoltuk, hogyan lehet egy kommunikációs terv hasznos, tanuljuk meg, hogyan kell hatékonyan kidolgozni azt.

Amennyiben nincs megfelelő személyzete, vagy ideje, vagy cég mérete és működése nem teszi lehetővé Kommunikációs Terv kidolgozását, lépjen kapcsolatba velem, hogy átlátható, egyszerűen kezelhető tervvel rendelkezzen, bármely esetre vonatkozóan!

Egy jó(!) Kommunikációs Terv elkészítése mindig idő, és ún. mátrix-szemléletet igényel. A fenti képen mutatott részlet csak a tervezés fázisában hasznosítható. Melyek a főbb csoportok egy Kommunikációs Tervnél:

• Krízis helyzet, vagy új Termék/Szolgáltatás bevezetése előtti kommunikációs szintek

• Kialakult krízis helyzet esetén, vagy új Termék/Szolgáltatás bevezetésekor alkalmazott üzenetek

• Krízis utáni kommunikáció

• Social Media aktivitások igazítva az előző 3 ponthoz

• Egyéb média felületeken alkalmazott kommunikáció

Minden esetben jelölni kell az egyes pontok szerinti tartalom/cselekvés végrehajtóját. A Kommunikációs Tervek a kidolgozás végére bonyolult táblázat-halmazzá és a hozzákapcsolódó sablonokkal együtt nagy méretű anyaggá válhatnak, de hosszútávon is hasznos és hatékony segítsége tud lenni vállalkozásának.

Hogyan írjunk Kommunikációs Tervet

1. Vizsgálja meg vállalkozása jelenlegi kommunikációs anyagait.

2. Az audit eredménye alapján állítsa be a Kommunikációs Terv SMART céljait

3. Határozza meg minél jobban körülírva azt a célközönséget, akiknek a Kommunikációs Tervének üzenetei "szólni" fognak

4. Vázolja fel a főbb elemeit annak, amit a Kommunikációs Tervének menedzselnie kell

5. Határozza meg azokat a csatornákat, melyek igénybevételével célba akarja juttatni üzeneteit.

6. Határozza meg, hogy szervezeténél/vállakozásánál ki(k) fogják az üzeneteket továbbítani

7. Állítson fel idővonalat (timeline) az egyes cselekvések végrehajtására, minden fentebb vázolt "eseménycsoport" esetére.

8. Határozza meg, hogyan kívánja kiértékelni a kommunikációs üzenetek eredményességét.

Egyéni és kiscsoportos kurzusokon foglalkozom a fenti pontok részletes kidolgozásával is.

Kérje ajánlatunkat!

Samuné Dömötör Réka